Señores

La Contraloría de Bogotá en cumplimiento a lo establecido en el inciso final del artículo 268 de la Constitución Política, los artículos 272 y 354 de la misma, el artículo 47 de la Ley 42 de 1993 y el numeral 12 del artículo 109 del Decreto 1421 de 1993; practicó Auditoría Financiera a los estados contables consolidados del Distrito Capital: Balance General a 31 de diciembre de 2001 y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre enero 1 y Diciembre 31 de 2001, comparados con los del año 2000, los cuales fueron auditados por este organismo de control, mediante el desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral; a través del examen de los Estados Contables de las entidades, preparados a 31 de diciembre de 2001 que incluye la evaluación del Sistema de Control Interno Contable; de igual forma se realizó auditoría al proceso de consolidación de los Estados Contables del Distrito Capital, elaborados por la Secretaría de Hacienda Dirección Distrital de Contabilidad.

La preparación de los Estados Contables y de la información analizada es responsabilidad de cada una de las entidades y en lo referente al proceso de consolidación financiera de la Secretaria de Hacienda Dirección Distrital de Contabilidad; la de la Contraloría de Bogotá consiste en expresar una opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, con base en el examen de auditoría financiera.

El alcance de la auditoría incluyó el examen de las cifras presentadas en los Estados Contables de 27 entidades de la administración del Distrito Capital, en cumplimiento a la I fase del Plan de Auditoría Distrital (PAD) 2001 – 2002 las cuales representan el 53.6% del total de activo, 48.7% del pasivo, 55.7% del patrimonio y el 62.8% del presupuesto asignado; tomando en consideración las cifras agregadas^{^[1]} de los estados contables de las entidades del Distrito Capital. Dicho examen se realizó a través de las auditorías practicadas por las Direcciones Sectoriales - Subdirecciones de Fiscalización de la Contraloría de Bogotá, así como por el Auditor Fiscal ante la Contraloría, quienes emitieron los respectivos dictámenes; las restantes entidades se encuentran en proceso de auditoría, teniendo en cuenta el Plan de Auditoría del Distrito.

Las auditorias fueron realizadas de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental colombianas, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable que los estados contables no contienen errores importantes y que están preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditoría Financiera consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados contables; así mismo, incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la administración y de la presentación de los estados contables tomados en su conjunto. Por tanto se considera que los exámenes desarrollados proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión.

La Contaduría General de la Nación, mediante las Resoluciones 276, 351 y 364 de 2001, estableció lineamientos para el desmonte de los ajustes por inflación, por lo cual las entidades procedieron a efectuar la reversión de dichos ajustes realizados durante la vigencia 2001, excepto 8 entidades [2] debidamente autorizadas por la Contaduría General de la Nación, con base en la circular 027 de 2002.

Teniendo en cuenta lo anterior, en el proceso de consolidación de los Estados Contables del Distrito Capital para homogenizar la información contable objeto de consolidación, se cargaron al sistema los informes suministrados a nivel de documento fuente y se prepararon los comprobantes de ajuste respectivos. Lo cual generó impacto sobre los estados consolidados del Distrito Capital a 31 de diciembre de 2001, así: Disminución del activo $376.225 millones, disminución del Patrimonio $243.014 millones y disminución de los ingresos y por ende en el resultado del ejercicio por $133.211 millones.

Como resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, llevada a cabo por la Contraloría de Bogotá; se establecieron inconsistencias de orden contable y administrativo, tales como: errores en las cifras, registros, debilidades, o incumplimiento de normas, principios o procedimientos. A continuación se enuncian las más representativas, así:

El activo total del Distrito a 31 de diciembre de 2001, ascendió a $16.760.048,1 millones, cifra que esta afectada por las siguientes situaciones:

· Las cuentas Propiedad, Planta y Equipo con saldo de $5.701.349,9 millones y Bienes de Beneficio y Uso Público con saldo de $2.583.811,5 millones, presentan incertidumbre en razón a las diferencias registradas entre los libros contables y los reportes de las dependencias encargadas del control de inventarios en las entidades; así como la no realización de un inventario físico o la practica del mismo sin las consideraciones técnicas requeridas; la falta de análisis y ajustes resultantes, que permitan determinar la existencia real de los bienes, su estado de conservación, uso u obsolescencia, la adecuada cobertura de seguros; afectando en cuantía indeterminada las cuentas correlativas de: depreciación acumulada, amortización acumulada, gastos por depreciación, gastos por seguros, resultado del ejercicio, valorizaciones y superávit por valorizaciones.

· En cuentas de Orden - Bienes Pendientes de Legalizar, se registran predios (De acuerdo con normatividad vigente de la CGN) por valor de $1,0 millón cada uno, acumulando un saldo total a 31 de diciembre de 2001 de $1.089.039,0 millones, situación que desvirtúa la realidad económica y financiera y genera Incertidumbre sobre el efecto que tendrá la incorporación al Activo de estos inmuebles por su valor real o comercial dado que afectará no sólo la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo sino las cuentas correlativas señaladas en el párrafo anterior.

· De otra parte, con base en los resultados obtenidos de las auditorías practicadas se determinó que: Del total de sobreestimaciones del activo por $166.715.7 millones, el 54.3% corresponden a cuentas del rubro Propiedad, Planta y Equipo las cuales ascienden a $90.477.8 millones; cabe resaltar los hallazgos presentados en el Fondo Financiero Distrital de Salud, donde por deficiencias en los controles de legalización de los predios de los contratos de obra terminados y fallas en la supervisión de los mismos, generaron sobreestimaciones por $67.153.6 millones en la cuenta construcciones en curso. Adicionalmente, en esta misma cuenta se presenta sobreestimación de $2.892.6 millones por construcciones en predios sin legalizar.

· En relación con las subestimaciones del activo por valor de $113.913.6 millones, el 48.9% equivalentes a $55.727 millones corresponden a cuentas del rubro Deudores siendo representativa la registrada en la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos por $17.044.6 millones ocasionadas al no contabilizar el acuerdo de pago estipulado en las prórrogas de los contratos de concesión de recolección, barrido y limpieza por $3.909.7 millones y $13.134.9 millones a saldos sin registrar que figuran como otros pasivos en la Empresa Comercial del Servicio de Aseo Ltda., por concepto de recaudos por distribuir otras actividades Relleno Sanitario y por el desmonte de subsidios. Y el IDU por $26.816.4 millones por concepto de cartera con antigüedad superior a cuatro (4) años contabilizada en la cuenta Deudores – Valorizaciones y no en la cuenta Deudas de Difícil Cobro - Ingresos no Tributarios por valor de $13.408.2 millones, situaciones que subestiman los ingresos y gastos del período y sobreestiman la cartera en igual cuantía.

· Se registraron incertidumbres por $4.438.904.1 millones de las cuales el 32.2% se determinaron en la Rentas por Cobrar con un monto equivalente a $1.428.674.9 millones reflejados en la Secretaría de Hacienda que corresponden $854.525.9 millones a saldos de la vigencia actual, vigencia anterior y de difícil recaudo, contabilizados en forma global impidiendo realizar un análisis detallado e identificar el tercero, como consecuencia de lo anterior la cuenta Provisión para Rentas por Cobrar presenta incertidumbre por $574.149.0 millones.

El Pasivo total del Distrito a 31 de diciembre de 2001, ascendió a $9.313.622,2 millones, cifra que esta afectada por las siguientes situaciones:

· Las cuentas de Pasivos Estimados presentan incertidumbre por $3.327.952,4 millones, como consecuencia de la falta de actualización de los cálculos actuariales lo cual impide determinar el pasivo real por este concepto y su afectación sobre los gastos y resultados del ejercicio. De otra parte, existe incertidumbre por $184.858.219 millones correspondiente al saldo reflejado en Provisión para Prestaciones Sociales relacionadas con Cesantías, por la falta de conciliación de las cifras, lo cual impide conocer el saldo real de estas obligaciones y su afectación sobre las cuentas de gastos y resultados del ejercicio.

El Patrimonio del Distrito a 31 de diciembre de 2001, se situó en $7.446.425,8 millones afectado por las incertidumbres relacionadas con la Valorización de Propiedad, Planta y Equipo ya comentadas y adicionalmente presenta Incertidumbre por valor de $4.614.8 millones como consecuencia de la falta de depuración de los ajustes por inflación correspondiente a los elementos devolutivos los cuales tienen efecto directo sobre el patrimonio y por la no inclusión de la valorización del lote de la Lotería de Bogotá.

Los ingresos operacionales totales del Distrito Capital a 31 de diciembre de 2001, ascendieron a $5.053.983,2 millones, los cuales presentan las inconsistencias ya descritas en párrafos precedentes señaladas en las cuentas correlativas del activo y pasivo y además están afectados por:

· Sobreestimaciones por valor de $10.660.4 millones; el 92.4% corresponden a Ingresos por transferencias determinadas en el Fondo de Vigilancia, al observar que lo realmente recaudado por tesorería en comparación con el valor girado por la Secretaría de Hacienda presenta una diferencia de $9.850 millones.

· Subestimaciones en cuantía de $5.541.2 millones; de las cuales el 44.6% fueron determinadas en Ingresos por venta de servicios en el Hospital Occidente de Kennedy por valor de $2.472.8 millones correspondiente a facturación sin registrar, subestimando en igual cuantía el rubro de Deudores.

· Incertidumbres por valor de $227.488.9 millones de los cuales $113.729.1 se presentan en el Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT, al no estimar y causar en tiempo real los ingresos que recibe la entidad por la imposición de multas y comparendos que deben ser registrados en contabilidad, subestimando en igual valor el rubro de Deudores.

· Sobreestimaciones en $14.651.1 millones; el 91.6% equivalente a $13.418 millones en los gastos de inversión presentados en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte al registrar contratos de obra pública del año 2000, lo cual subestima en igual monto la cuenta de Bienes de Beneficio y Uso Público.

· Subestimaciones por valor de $34.029.7 millones; el 99.8% determinados en la cuenta de Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones donde en el caso del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá no se registró el valor total de las pérdidas de fondos o bienes sobre los cuales ya se inició el proceso de responsabilidad.

A continuación se muestran aspectos relevantes en cada uno de los elementos del Sistema de Control interno contable, que en su gran mayoría, se constituyen en causas de los hallazgos contables, que impiden que la información contable y financiera sea razonable.

En la gran mayoría de oficinas de contabilidad no se cuenta con el personal suficiente para la realización de las labores propias del manejo contable, en otras el personal con que se cuenta corresponde a personal contratado por orden de prestación de servicios y en otros casos no existe una adecuada segregación de funciones.

Aunque se tienen identificados algunos riesgos, en la mayoría de entidades no se han desarrollado instrumentos como: plan de manejo de riesgos, elaboración del mapa de riesgos, monitoreo, que garanticen su mitigación y seguimiento a las acciones.

Existen actividades de control pero no garantizan que las políticas y directrices se ejecuten, si bien es cierto la gran mayoría de entidades del distrito aplica el Plan General de Contabilidad Pública –PGCP, para el registro de las operaciones y demás normatividad reglamentaria; no se cumple en su totalidad con los procedimientos relativos a normas técnicas relacionadas con el reconocimiento y revelación de los hechos económicos, financieros y sociales.

En algunas entidades distritales se presenta ausencia de aplicaciones sistematizadas para el desarrollo del proceso contable y/o compatibilidad o interfase con la información manejada por otras dependencias. En relación con la documentación, falta de manuales de funciones y procedimientos o actualización de los mismos.

En algunas entidades las oficinas de Control Interno no cuentan con profesionales con conocimientos técnico – contables, que garanticen una adecuada evaluación a la información contable.

Las entidades de la Administración Distrital no efectúan proceso conciliatorio de las partidas reciprocas antes de enviar los Estados Contables a la Secretaría de Hacienda y a la Contaduría General de la Nación. Ocasionando:

En la Administración Central Operaciones reportadas sin correspondencia absoluta por valor de $419 millones y en el sector Descentralizado $1.088.563,7 millones

Operaciones reportadas con correspondencia parcial, en la Administración Central por $6.546.3 millones y en el sector Descentralizado $18.446 millones [3] .

Se observó que no se da cabal cumplimiento a la Resolución 400 de 2000 expedida por la Contaduría General de la Nación, especialmente en lo referente a:

La característica 1.2.4. Universal debido a que no se incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales de los diferentes entes.

Los requisitos 1.2.5.4. Relevante al no constituirse en información útil para la toma de decisiones; 1.2.5.5. Verificable por no ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias internas o externas, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de las operaciones.

El postulado 1.2.1.de Confiabilidad, en razón a que la información contable no se constituye en un soporte para la toma de decisiones al no ser razonable.

El Principio 1.2.6.1. Reconocimiento Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente no se valoran al costo histórico.

De acuerdo con los resultados obtenidos en desarrollo del proceso de auditoría llevado a cabo por parte de la Contraloría a las 27 entidades que pertenecen al Distrito Capital, y el practicado a la Contraloría de Bogotá por parte de la Auditoría Fiscal ante dicho organismo de control, se emitieron las siguientes opiniones:

“Negativa”, en trece (13) entidades que fueron: Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Fondo Financiero Distrital de Salud, Hospitales Occidente de Kennedy, Santa Clara, Simón Bolívar, Departamentos Administrativos de Catastro y Planeación Distrital, Fondo de Vigilancia y Seguridad, Secretarías de Gobierno y Hacienda, Fondo de Educación y Seguridad Vial – Fondatt, Instituto de Desarrollo Urbano y la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos.

“Con salvedades”, en doce (12) entidades así: Instituto Distrital de Recreación y Deporte, Secretaria de Educación, Departamentos Administrativos de Bienestar Social y de Acción Comunal, Hospitales de Chapinero, el Tunal y la Victoria, Lotería de Bogotá, Secretaría General de la Alcaldía Mayor, Metrovivienda, Transmilenio y Jardín Botánico José Celestino Mutis.

“Limpia”, en tres (3) entidades correspondiente al Departamento Administrativo del Medio Ambiente (DAMA), a la Secretaria de Transito y Transporte y Contraloría de Bogotá, D.C.

En nuestra opinión, debido a las observaciones descritas en los párrafos precedentes y a las presentadas en el capítulo V de Resultados de la Auditoría contenidos en el presente informe de carácter general y que están discriminados por sectores en los capítulos IX - XV; los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital a 31 de diciembre de 2001, no presentan razonablemente la situación financiera del Distrito Capital, ni el resultado de sus operaciones, de conformidad con las normas y principios de Contabilidad prescritos por el Contador General de la Nación.

Igualmente, conceptuamos que el sistema de control interno contable no es eficiente, eficaz ni tiene la calidad requerida en razón a que no garantiza la confiabilidad de la información financiera por lo señalado en párrafos precedentes relativos al control interno contable y a lo descrito en los resultados de auditoría.

[1] Las cifras agregadas corresponden a la suma algebraica de los saldos de cada una de las cuentas de las entidades con los saldos de las otras entidades que conforman el Distrito capital.
[2] Fondatt, Hospital de Tunjuelito, SISE, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, Empresa de Energía de Bogotá, Instituto Distrital de Cultura y Turismo y Corporación la Candelaria
[3] No se incluye la totalidad. Corresponde al valor verificado en la auditoría.